Use Case

E-Mails und Anfragen automatisch vorsortieren

Das Sammelpostfach quillt über, wichtige Anfragen gehen unter, und jemand verbringt jeden Morgen eine Stunde mit Sortieren. Ein KI-Agent übernimmt das Erkennen, Einordnen und Weiterleiten – zuverlässig und rund um die Uhr.

Im Rechner durchspielen →

Ausgangslage

Das Problem im Alltag

Anfragen kommen über info@, Kontaktformular, Telefonnotizen und Messenger
Jede Nachricht muss gelesen werden, um zu wissen, wer zuständig ist
Dringendes liegt neben Werbung und Rückfragen zu alten Vorgängen
Bei Urlaub oder Krankheit bleibt das Postfach liegen

Sachbearbeiterin im Backoffice bearbeitet Vorgänge am Computer

Ablauf

So läuft es mit einem KI-Agenten

Der Agent übernimmt die wiederkehrenden Schritte – der Mensch behält die Entscheidung.

Nachricht geht einMail, Formular oder NotizEingang
Inhalt wird verstandenAnliegen, Kunde, StimmungAgent
Kategorie & Prioritätz. B. Angebot, Reklamation, TerminAgent
Weiterleitung & Zusammenfassungan die zuständige Person oder ins TicketAgent
Mensch bearbeitetmit allen Infos auf einen BlickMensch

Das übernimmt der Agent

Erkennt Anliegen und Absender, auch bei unklarem Betreff
Ordnet Kategorie und Dringlichkeit zu
Fasst lange Nachrichten in zwei Sätzen zusammen
Ordnet Nachrichten bestehenden Kunden oder Vorgängen zu
Leitet weiter oder legt ein Ticket an

Das bleibt beim Menschen

Bearbeitet die Anfrage inhaltlich
Entscheidet bei unklaren Fällen
Legt Regeln für Kategorien und Zuständigkeiten fest

Beispielrechnung

Wie viel Zeit typischerweise frei wird

Die tatsächliche Ersparnis hängt von Menge, Komplexität und Datenqualität ab. Diese Beispielrechnung zeigt die Größenordnung für ein mittelständisches Unternehmen.

Voraussetzungen

Ein zentrales Postfach oder Formular als Eingang
Klare Kategorien und Zuständigkeiten (5–10 reichen)
Zugriff auf das Postfach über eine Schnittstelle

Aufwand heute: 60 Anfragen pro Woche × 4 Minuten
Routine pro Monat: ≈ 17 Std. / Monat
Davon realistisch übertragbar: 50–70 % automatisierbar
Frei werdende Zeit: ≈ 9–12 Std. / Monat frei

Beispielrechnung mit typischen Werten. Ihre eigenen Zahlen setzen Sie im Rechner ein.

Praxisbeispiel

Fallbeispiel SHK-Betrieb

Wie ein Heizungsbauer mit 18 Mitarbeitenden alle Anfragen von einem KI-Agenten vorsortieren lässt – und Notfälle in 12 Minuten statt 3,5 Stunden erkennt.

Fallbeispiel lesen →

Heizungsraum mit Rohrleitungen, Ventilen und Manometern — Symbolbild. Foto: Immo Wegmann / Unsplash

FAQ

Fragen zu diesem Use Case

Liest der Agent alle E-Mails mit?

Nur die des Postfachs, für das er eingerichtet wird – zum Beispiel info@ oder anfragen@. Persönliche Postfächer bleiben außen vor.

Was passiert, wenn der Agent falsch sortiert?

Fehlzuordnungen fallen im Testbetrieb schnell auf und werden genutzt, um die Regeln nachzuschärfen. Bei unsicheren Fällen kann der Agent bewusst an einen Menschen übergeben.

Wie viel bringt das bei Ihnen?

Der Rechner ist für diesen Ablauf schon vorausgewählt – Sie passen nur noch die Mengen an.

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