Use Case

Angebotsanfragen schneller bearbeiten

Viele Betriebe verlieren nicht beim Fachlichen, sondern im Anfrageprozess: fehlende Angaben, Rückfrage-Schleifen, verspätete Antworten. Ein KI-Agent sortiert und bereitet vor – das Angebot selbst bleibt in Ihrer Hand.

Im Rechner durchspielen →

Ausgangslage

Das Problem im Alltag

Wichtige Angaben fehlen: Umfang, Adresse, Fotos, Wunschtermin
Rückfragen ziehen sich über Tage
Anfragen werden nicht nach Wert und Dringlichkeit priorisiert
Angebote entstehen jedes Mal fast von vorn

Handwerker in der Werkstatt, eingehende Anfragen sind nach Dringlichkeit, Angebot, Rückruf und Termin sortiert

Ablauf

So läuft es mit einem KI-Agenten

Der Agent übernimmt die wiederkehrenden Schritte – der Mensch behält die Entscheidung.

Anfrage geht einFormular, Mail oder TelefonnotizEingang
Angaben werden erfasstLeistung, Umfang, Ort, TerminAgent
Lücken werden erkanntRückfrage wird vorbereitetAgent
Angebotsentwurf entstehtaus Vorlagen und PreislistenAgent
Mensch prüft & versendetPreis und Inhalt verantwortet das TeamMensch

Das übernimmt der Agent

Liest Anfragen aus allen Kanälen aus
Erkennt fehlende Angaben und formuliert die Rückfrage
Priorisiert nach Auftragswert und Dringlichkeit
Erstellt einen Entwurf aus Vorlagen und Positionen
Erinnert an offene Angebote

Das bleibt beim Menschen

Kalkuliert und verantwortet den Preis
Prüft fachliche Machbarkeit
Entscheidet über Sonderkonditionen

Beispielrechnung

Wie viel Zeit typischerweise frei wird

Die tatsächliche Ersparnis hängt von Menge, Komplexität und Datenqualität ab. Diese Beispielrechnung zeigt die Größenordnung für ein mittelständisches Unternehmen.

Voraussetzungen

Angebotsvorlagen und Preislisten in digitaler Form
Eine Liste der Pflichtangaben je Leistungsart
Zugriff auf Angebotssoftware oder CRM über eine Schnittstelle

Aufwand heute: 10 Anfragen pro Woche × 30 Minuten
Routine pro Monat: ≈ 22 Std. / Monat
Davon realistisch übertragbar: 30–50 % automatisierbar
Frei werdende Zeit: ≈ 7–11 Std. / Monat frei

Beispielrechnung mit typischen Werten. Ihre eigenen Zahlen setzen Sie im Rechner ein.

FAQ

Fragen zu diesem Use Case

Schreibt der Agent die Angebote komplett selbst?

Er bereitet einen Entwurf vor. Preise, fachliche Prüfung und Versand bleiben bewusst beim Menschen – das schützt vor teuren Fehlern.

Lohnt sich das auch bei wenigen Anfragen?

Eher bei regelmäßigen Anfragen mit ähnlicher Struktur. Wer nur wenige, sehr individuelle Angebote schreibt, profitiert vor allem von der automatischen Rückfrage bei fehlenden Angaben.

Wie viel bringt das bei Ihnen?

Der Rechner ist für diesen Ablauf schon vorausgewählt – Sie passen nur noch die Mengen an.

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