Belege und Rechnungen automatisch erfassen
Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Kostenstelle – abtippen, prüfen, ablegen. Die Belegerfassung gehört zu den Abläufen mit dem höchsten Automatisierungspotenzial. Ein KI-Agent liest aus, gleicht ab und bereitet die Buchung vor.
Das Problem im Alltag
- Rechnungen kommen als PDF, Foto oder Papier in verschiedenen Postfächern an
- Daten werden manuell in Buchhaltung oder ERP übertragen
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein kostet Zeit
- Skontofristen werden verpasst
So läuft es mit einem KI-Agenten
Der Agent übernimmt die wiederkehrenden Schritte – der Mensch behält die Entscheidung.
- Beleg geht einMail-Anhang, Scan oder FotoEingang
- Daten werden ausgelesenLieferant, Betrag, Steuer, PositionenAgent
- Abgleich & Vorkontierungmit Bestellung, Lieferschein, KostenstelleAgent
- Mensch prüft Abweichungennur die AuffälligkeitenMensch
- Buchung & Ablageinkl. Fristen und ZahlungsvorschlagAgent
Das übernimmt der Agent
- Liest Rechnungsdaten aus PDFs und Fotos aus
- Prüft Pflichtangaben und Rechenfehler
- Gleicht mit Bestellungen und Lieferscheinen ab
- Schlägt Kontierung und Kostenstelle vor
- Überwacht Zahlungs- und Skontofristen
Das bleibt beim Menschen
- Prüft Abweichungen und Ausnahmen
- Gibt Zahlungen frei
- Verantwortet die Buchhaltung gegenüber Steuerberatung und Finanzamt
Wie viel Zeit typischerweise frei wird
Die tatsächliche Ersparnis hängt von Menge, Komplexität und Datenqualität ab. Diese Beispielrechnung zeigt die Größenordnung für ein mittelständisches Unternehmen.
Voraussetzungen- Belege kommen digital an (oder werden gescannt)
- Eine Buchhaltungs- oder ERP-Software mit Schnittstelle
- Abstimmung mit der Steuerberatung zu Kontierungsregeln
- Aufwand heute
- 40 Belege pro Woche × 5 Minuten
- Routine pro Monat
- ≈ 14 Std. / Monat
- Davon realistisch übertragbar
- 60–80 % automatisierbar
- Frei werdende Zeit
- ≈ 9–12 Std. / Monat frei
Fallbeispiel Steuerkanzlei
Wie eine Kanzlei mit 12 Mitarbeitenden Belege von einem KI-Agenten zuordnen und Nachforderungen vorbereiten lässt – rund 80 Stunden pro Monat frei, Monatsabschluss am 10. statt am 18.
Fragen zu diesem Use Case
Ist das GoBD-konform?
Das hängt vom Gesamtsystem ab: Revisionssichere Ablage und nachvollziehbare Verarbeitung müssen gewährleistet sein. Stimmen Sie das Setup mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was ist mit der E-Rechnung?
Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) lassen sich noch einfacher verarbeiten. Ein Agent hilft vor allem beim Abgleich, bei Ausnahmen und bei Belegen, die weiterhin als PDF oder Papier kommen.
Der Rechner ist für diesen Ablauf schon vorausgewählt – Sie passen nur noch die Mengen an.
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