Interne Übergaben ohne Informationsverlust
Zwischen Vertrieb, Service, Technik und Buchhaltung gehen Informationen verloren – in Mails, Notizen und Köpfen. Ein KI-Agent bündelt, was wichtig ist, leitet Aufgaben ab und sorgt für saubere Übergaben.
Das Problem im Alltag
- Informationen stecken in langen Mailverläufen und Gesprächsnotizen
- Bei der Übergabe fehlen Details, Rückfragen kosten Zeit
- Besprechungen enden ohne klare Aufgaben
- Niemand behält den Überblick über offene Punkte
So läuft es mit einem KI-Agenten
Der Agent übernimmt die wiederkehrenden Schritte – der Mensch behält die Entscheidung.
- Information entstehtMailverlauf, Notiz, BesprechungEingang
- Relevantes wird extrahiertFakten, Absprachen, FristenAgent
- Übergabe wird erstelltstrukturiert, mit AufgabenAgent
- Verantwortliche prüfenund übernehmenMensch
- Agent hält nachoffene Punkte und FristenAgent
Das übernimmt der Agent
- Fasst Mailverläufe und Notizen zusammen
- Erstellt Übergaben nach festem Schema
- Leitet Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen ab
- Erinnert an offene Punkte
Das bleibt beim Menschen
- Bestätigt Übergaben und Aufgaben
- Klärt Unklarheiten im Gespräch
- Entscheidet über Prioritäten
Wie viel Zeit typischerweise frei wird
Die tatsächliche Ersparnis hängt von Menge, Komplexität und Datenqualität ab. Diese Beispielrechnung zeigt die Größenordnung für ein mittelständisches Unternehmen.
Voraussetzungen- Ein gemeinsames Werkzeug für Aufgaben (z. B. CRM, Ticket-System, Projekttool)
- Ein festes Schema, was eine gute Übergabe enthält
- Zugriff auf die Quellen (Postfach, Notizen)
- Aufwand heute
- 15 Übergaben pro Woche × 15 Minuten
- Routine pro Monat
- ≈ 16 Std. / Monat
- Davon realistisch übertragbar
- 35–55 % automatisierbar
- Frei werdende Zeit
- ≈ 6–9 Std. / Monat frei
Fragen zu diesem Use Case
Kann der Agent auch Besprechungen protokollieren?
Ja, wenn Aufzeichnung oder Transkript vorliegen und alle Beteiligten einverstanden sind. Er erstellt daraus ein kurzes Protokoll mit Aufgaben.
Welche Tools werden unterstützt?
Grundsätzlich alle mit Schnittstelle – von Microsoft 365 und Google Workspace über gängige CRM-Systeme bis zu Projekt- und Ticket-Tools.
Der Rechner ist für diesen Ablauf schon vorausgewählt – Sie passen nur noch die Mengen an.
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